Groupe Renault - Document d'enregistrement universel 2020

288 GROUPE RENAULT I DOCUMENT D’ENREGISTREMENT UNIVERSEL 2020 Renseignements sur le site group.renault.com 03 COMPOSITION ET CONDITIONS DE PRÉPARATION ET D’ORGANISATION DES TRAVAUX DU CONSEIL D’ADMINISTRATION LE GOUVERNEMENT D’ENTREPRISE Bilan d’activité 2020 de l’administrateur référent Au cours de l’exercice 2020, M. Pierre Fleuriot a assisté à l’ensemble des réunions du Conseil d’administration, du Comité de l’Audit, des Risques et de la Compliance et du Comité de la Gouvernance et des Rémunérations. L’administrateur référent joue un rôle majeur dans le mode de gouvernance de la Société, à travers l’accomplissement de plusieurs missions qui s’articulent autour des thèmes suivants : Gouvernance et rémunération En qualité d’administrateur référent, M. Pierre Fleuriot a été étroitement associé aux travaux du Comité de la Gouvernance et des Rémunérations, notamment dans le cadre du processus de sélection d’un nouveau Directeur général à la suite de la révocation de M. Thierry Bolloré, et à la détermination des éléments de rémunération des dirigeants mandataires sociaux. Réunions du Conseil d’administration L’administrateur référent s’est particulièrement impliqué dans la préparation des réunions du Conseil d’administration en donnant son avis sur les ordres du jour des réunions et en s’assurant de la qualité de l’information fournie aux membres du Conseil d’administration et de ses comités. En 2020, M. Pierre Fleuriot a notamment sollicité l’examen de plusieurs points particuliers par le Conseil d’administration, en fonction de l’actualité du Groupe et de l’industrie automobile. Il s’est régulièrement entretenu avec l’ensemble des administrateurs et notamment avec les Présidents des différents comités. Échanges avec les dirigeants et les administrateurs indépendants Dans le contexte d’épidémie de COVID-19, M. Pierre Fleuriot a échangé régulièrement avec : les administrateurs indépendants afin de s’assurer que les P conditions étaient effectivement réunies pour qu’ils puissent exercer pleinement leur mandat ; et le Président du Conseil d’administration, le Directeur général, les P membres du Comité exécutif Groupe et les directeurs des fonctions clés (Directeur de la comptabilité Groupe, Directeur juridique, Directeur fiscal, etc.) ainsi que les Commissaires aux comptes. Il s’est également tenu informé de l’actualité du Groupe et de ses concurrents. Relations avec les actionnaires Dans le cadre de son mandat d’administrateur référent, M. Pierre Fleuriot a également été à la rencontre d’actionnaires institutionnels au cours du second semestre 2020 dans le cadre d’un roadshow gouvernance . À cette occasion, M. Pierre Fleuriot a pu présenter l’évolution du fonctionnement du Conseil d’administration et prendre connaissance des principales préoccupations et attentes des actionnaires, dont il a rendu compte au Conseil d’administration. Fonctionnement du Conseil d’administration 3.1.5.2 Les règles de fonctionnement du Conseil d’administration sont précisées dans le règlement intérieur du Conseil d’administration. La dernière version du règlement intérieur a été adoptée par le Conseil d’administration lors de sa réunion du 12 juin 2019, sur la base des travaux du Comité des nominations et de la gouvernance. Cette mise à jour vise à tenir compte à la fois de l’évolution de la gouvernance de la Société et de la version du Code AFEP-MEDEF de juin 2018. Extrait du règlement intérieur du Conseil d’administration concernant son fonctionnement Le Conseil d’administration est convoqué sur un ordre du jour déterminé. Chaque administrateur a la liberté et la responsabilité de demander au Président l’inscription au projet d’ordre du jour de certains points s’il estime que ceux-ci relèvent de la compétence du Conseil d’administration. Le Président en informe le Conseil. Le Conseil d’administration peut au cours de chacune de ses réunions, en cas d’urgence, délibérer de questions non inscrites à l’ordre du jour préalablement communiqué. Le Président s’assure que les administrateurs reçoivent, notamment du Directeur général, les documents et l’information nécessaires à l’accomplissement de leur mission. Il est établi un procès-verbal des délibérations à chaque séance du Conseil d’administration, conformément aux dispositions légales et statutaires.